PENERAPAN MANAJEMEN ASET INFORMASI DI PERPUSTAKAAN
Informasi berkembang seiring perkembangan teknologi, sehingga kebutuhan
informasi dengan mudah didapatkan. Informasi dapat ditemukan dimana saja baik
itu dari sumber cetak ataupun melalui dunia maya seperti informasi yang bisa
didapatkan melalui teknologi internet. Informasi yang terkumpulkan menjadi
pengetahuan seseorang secara pasti. Perpustakaan adalah sebuah lembaga atau
wadah yang didalamnya terdapat beragam sumber informasi untuk disalurkan kepada
pengguna sehingga menambah pengetahuan dan memenuhi kebutuhan informasi. Jenis
perpustakaan ada beberapa macam seperti perpustakaan di sektor pendidikan,
pemerintah daerah. Perkantoran, perpustakaan desa dll. Jenis tersebut
disesuaikan dengan letak geografis dari perpustakaan tersebut. Informasi yang disediakan
oleh perpustakaan adalah aset yang sangat berharga bagi lembaga yang menaungi
perpustakaan tersebut, adapun aset terbagi dalam dua jenis yaitu aset berwujud
dan tidak berwujud. Beragam bentuk informasi terdapat di perpustakaan
diajadikan asset yang harus dijaga dan dikelola dengan baik. Dengan
perkembangan teknologi informasi dapat menjadi penunjang dalam tata kelola dan
menjaga keamanan informasi yang terdapat di perpustakaan. Teknologi yang
berperan di dalam perpustakaan akan membantu dalam pengolahan dan penyebaran
informasi yang ada. Tetapi, dengan adanya teknologi yang akan menyebarkan
informasi tentu pustakawan harus memikirkan keamaan informasi tersebut.
Keamanan harus menjadi perhatian khusus, sehingga pengunaan teknologi informasi
dalam tata kelola informasi perpustakaan akan menjadi hal penting dalam
menajemen asset informasi dari berbagai ancaman dan resiko. Menerapkan
manajemen aset informasi di perpustakaan tidak bisa diterapkan begitu saja
karena perlunya kesadaraan dari pengelola informasi dalam hal ini pustakawan
dalam mengelola informasi untuk meningkatkan keamanan asset informasi yang
ada. Keamanan informasi pada umumnya didasari kepada ketersediaan
informasi bagi yang membutuhkan dan keutuhan informasi yang tersedia tanpa ada
perubahan dari pihak yang tidak berhak serta kerahasiaan aset informasi dari
pihak yang tidak berwenang. Kerahasiaan aset informasi, dapat dilihat dari
nilai aset informasi menjadi sangat berharga ketika informasi tersebut relevan
dengan kebutuhan dan mempengaruhi pengambilan keputusan yang pada akhirnya
informasi tersebut berharga tinggi. Informasi perpustakaan bukan berasal
dari informasi pengguna saja tetapi juga dari aset informasi bagi lembaga
tersebut. Sangat sudah jelas aset informasi perpustakaan harus dikelola dengan
baik dan memperhatikan keamanaan aset agar tidak mengurangi nilai informasi
yang dibutuhkan sehingga tujuan memenuhi kebutuhan pemustaka dapat direalisasi
dengan tepat sasaran.
Aset adalah segala sesuatu baik tangible maupun intangible yang memiliki nilai ekonomis (economic
values) dan masa ekonomis (economic life) untuk mendukung organisasi atau
perusahaan dalam memberikan layanan (services) (Quertani: 2008). Menurut Siswanto (2013) Pengertian
aset adalah aktiva berwujud yang memiliki umur yang lebih panjang dari satu
tahun. Pengertian Asset atau Aset yang telah di
Indonesiakan secara umum adalah barang (thing) atau sesuatu barang (anything)
yang mempunyai;
a. Nilai ekonomi (economic value),
b. Nilai komersial (commercial value) atau
c. Nilai tukar (exchange
value); yang dimiliki oleh instansi, organisasi, badan usaha ataupun individu
(perorangan).
Menurut Borroek (2014) Manajemen aset adalah serangkaian
kegiatan yang terdiri dari indentifikasi aset apa yang dibutuhkan, memperoleh
aset, menyediakan logistik dan sistem pendukung pemeliharaan dari aset dan
penghapusan atau pembaharuan aset sehingga lebih efektif dan efisien. Dari hal
tesebut dapat diketahui bahwa asset informasi adalah kegiatan yang di mulai
dengan tahapan paling awal yaitu pengadaan aset, ketersediaan aset dan alat
serta sistem yang mendukung untuk melindungi aset tersebut.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun
2007 tentang perpustakaan menyebutkan bahwa perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis,
karya cetak, dan karaya non cetak/ karya rekam secara
profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan,
penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka. Maka dapat
diketahui aset informasi perpustakaan adalah semua jenis informasi atau koleksi
yang dimiliki oleh perpustakaan tersebut, Aset
perpustakaan tidak jauh berbeda dengan aset yang dimiliki oleh perusahaan,
karena sama-sama memilki nilai. Aset informasi perpustakaan akan dianalisa,
diidentifikasi dan dievaluasi nilai aset yang terkandung didalamnya dengan
menggunakan beragam teori yang mendukung perencanaan aset informasi
perpustakaan. Aset informasi
perpustakaan terdapat dalam beragam bentuk fisik dan nonfisik. Aset informasi
menurut The National Archive
(2011:10) “An information asset is a body of information, defined and managed
as a single unit so it can be understood, shared, protected and exploited
effectively. Information assets have recognisable and manageable value, risk,
content and lifecycles”. Aset informasi sebagai tubuh dari informasi yang
mendefenisikan dan mengolah informasi agar dapat dipahami, dibagi, dilindungi
dan dimanfaatkan secara efektif, aset informasi tersebut bernilai untuk
dilindungi dari resiko dan ancaman serta dikelola konten dan siklus hidupnya. Manajemen informasi dalam siklus hidup
penuhnya sebagai aset dan pengklasifikasi serta pengkatalogkan informasi
sehingga informasi dapat ditemukan kembali dan digunakan. Berikut
siklus hidup aset informasi yang bisa diterapkan di perpustakaan dapat
ditemukan di tautan berikut (https://integratedplanning.dlg.wa.gov.au/InfoManagementFramework.aspx) Berikut
siklus hidup aset informasi:
1. Registration/ pendaftaran
Pendaftaran adalah pencatatan aset informasi dalam repositori bertujuan untuk
manajemen informasi misalnya, membuat Daftar Kekayaan/Aset Informasi.
2. Klasifikasi Aset Informasi (Information Asset
Classification)
Klasifikasi aset informasi adalah susunan informasi dalam kelompok-kelompok
atau kategori sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan, seperti publik,
sensitif, pribadi atau rahasia
3. Metadata
Metadata
adalah data yang menggambarkan atribut aset informasi seperti nama file,
penulis, judul, tanggal, subjek,danlokasi.
4. Perwalian
(Custodianship)
Informasi perwalian adalah menugaskan tanggung jawab kepada seseorang (atau
kelompok), yang memastikan bahwa aset informasi dengan tepat diidentifikasi dan
dikelola di seluruh siklus hidupnya dan dapat diakses oleh pemangku kepentingan
yg tepat.
Dari penjelasan diatas dapat diketahui bahwa siklus hidup manajemen aset
informasi melalui 4 siklus yang bertujuan untuk tata kelola dan keamanan
informasi agar sesuai dengan tujuan perpustakaan sebagai penyedia layanan
informas. Pengaplikasian teknologi informasi dalam perpustakaan yaitu
sistem informasi perpustakaan, sistem pengolahan dan penyebaran informasi.
Sistem informasi mengelola aset informasi perpustakaan yang akan disebarkan
kepada pengguna perpustakaan melalui teknologi. Penggunaan teknologi Informasi
Komputer adalah hal yang paling mudah dalam pengolahan dan penyebaran
informasi. Manjemen aset informasi di perpustakaan adalah sebuah upaya agar
terciptanya keteraturan dalam pengelolaan bahan perpustakaan baik
cetak maupun non cetak dengan tata kelola menggunakan siklus hidup aset
informasi sehingga menjadikan aset perpustakaan dapat digunakan secara maksimal
oleh pemustaka yang membutuhkan informasi serta mengamankan aset informasi
perpustakaan dengan antisipasi penangulangan terjadi sesuatu yang buruk sedini
mungkin.
Daftar Pustaka
Borroek, Maria Rosario.2014. Perancangan Sistem Informasi
Manajemen Aset Pada Stikom Dinamika Bangsa Jambi. Jambi : Sekolah Tinggi
Ilmu Komputer Dinamika Bangsa Jambi.
Quertani,
Mohamed Zied, et al., “Towards An Approach To Select An Asset Information
Management Strategy” dalam International Journal Of Computer
Science And Applications, 2008, vol. 5, no. 3b.
Siswanto. Slamet Dan Edy Mulyanto. 2013. Sistem Informasi Manajemen Aset Pada Universitas Muria Kudus. Program Pascasarjana Magister Teknik:
Jurnal Teknologi Informasi, Volume 9 Nomor 1, April 2013, ISSN 1414-9999.
https://integratedplanning.dlg.wa.gov.au/InfoManagementFramework.aspx (diakses pada 24 Agustus 2017)
Pemerintah Republik Indonesia. 2007. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007
tentang perpustakaan. Indonesia.
The National Archives. 2011. Identifying Information Assets and
Business Requirements http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/identify-information-assets.pdf
(Diakses 31 Mei 2017)
